Di kesempatan ini, saya ingin berbagi cara membuat mail
merge dari data yang disimpan di dokumen word. Dengan cara ini lebih mudah dan
praktis dan kelebihannya dapat menyimpan data gambar. Jadi misalnya kita akan
membuat surat massal yang berisi gambar atau kartu yang berfoto dapat
menggunakan mail merge ini.
Caranya sebagai berikut :
1. Siapkan data master di word
dalam bentuk data tabular, terdiri dari kolom-kolom dengan nama kolom mislanya
Nama, Nomor, Kelas, Foto
2. Isi data pada kolom Nama dan insert foto atau gambar pada kolom Foto
seperti contoh dibawah ini..
Kemudian simpan dan beri nama file
Pastikan data ms word dan ms excel dan juga fotonya di simpan pada file yang sama. agar memudahkan untuk mengelolanya.
3. Buat sebuah dokumen Ms Word
baru.
Cara 1
· Pilih Menu
Mailings -> Start Mail Merge ->
· Pilih Step
by Step Mail Merge Wizard
· Pilih
Letter, klik next : Starting Document
· Pilih Use
the current document, klik next :
· select
recipient
· Pilih
browse
· Cari file
word dokumen yang akan diambil datanya
· Klik OK
Cara 2
Ø Pilih Menu Malings -> Select Recipients
Ø Pilih Use Existing List
Ø Cari file word dokumen yang akan diambil datanya
Ø Klik OK Jika data sudah masuk maka semua ribbon (sub
menu) pada Mailings akan aktif.
4. Mulai menulis dokumen
· Buat
sebuah dokumen yang memuat Nama, Nomor, Kelas, Ruang dan ditambah Foto
· untuk
menambah elemen data : klik insert merge field pada masing-masing keterangan
data, misal tempatkan kursor setelah Nama : klik insert Merge Field pilih Nama,
begitu seterusnya..
Di bawah adalah contoh yang
sudah jadi :
· klik
finish and merge, pilih edit individual document
· klik all.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar